8 tips voor debiteurenbeheer

Auteur: Reinoud Pauwels - Directeur / bedrijfsjurist Ondernemingsjuristen

Eén van de belangrijkste zaken bij het exploiteren van een onderneming is het debiteurenbeheer. Immers, als je klanten niet betalen dan krijg je geen geld binnen om als ondernemer aan je vaste lasten te voldoen. Debiteurenbeheer ziet een ondernemer toch vaak als iets lastigs en tijdrovend, terwijl als je het debiteurenbeheer goed inregelt het zeker niet tijdrovend hoeft te zijn. Debiteuren zijn klanten die nog moeten betalen. Bij het debiteurenbeheer zorg je dat de debiteuren de openstaande facturen binnen de gestelde termijn betalen en als dat niet gebeurt dat je deze gaat incasseren. Enkele tips bij het uitvoeren van debiteurenbeheer:

1) Creditcheck

Het is belangrijk om bij een nieuwe klant altijd te checken of deze solvabel (kan betalen) is. Dat kan door een creditcheck uit te voeren. Op het internet vind je vaak voldoende informatie om te weten of je met een serieuze partij te maken hebt. Weet wie je klant is en of deze goed is voor zijn geld.

2) Sluiten overeenkomst

Kom met de klant een goede overeenkomst overeen, waarin zaken als de betalingstermijn goed zijn geregeld. Als algemene voorwaarden van toepassing zijn, deze ook van toepassing verklaren.

3) Facturatie

Nadat de werkzaamheden zijn verricht of het product is geleverd, stel je zo snel mogelijk de factuur op. Het blijkt namelijk dat hoe eerder de factuur aan de debiteur is gestuurd, hoe eerder deze de factuur betaalt. De factuur moet natuurlijk aan de wettelijke eisen voldoen.

4) De betaaltermijn

De betaaltermijn goed in de gaten houden. Na afloop van de termijn, meteen een herinnering sturen. In de herinnering stel je een termijn van 7 (zeven) dagen.

5) Nabellen

Na afloop van de 7 (zeven) dagen termijn en de debiteur heeft niet betaalt dan ga je bellen met de debiteur. Gevolgd door een tweede herinnering. In de tweede herinnering vermeld je een termijn van 3 (drie) dagen en dat je bij uitblijven van betaling de zaak uit handen geeft aan je jurist.

6) Incasso

Is na afloop van de termijn nog steeds niet betaald en is daar door de debiteur geen reden voor gegeven dan neem je een gespecialiseerd kantoor in de hand die het incasseren van de vordering overneemt.

7) Betalingsregeling

Probeer wel met de debiteur een betalingsregeling af te spreken alvorens de vordering uit handen te geven. Dit is praktischer dan met juridisch geschut te komen.

8) Aandacht

Als laatste tip. Maak van het debiteurenbeheer geen sluitstuk. Debiteurenbeheer verdient aandacht en dient serieus te worden opgepakt. Hoe strakker debiteurenbeheer je hanteert hoe meer geld binnen een redelijke termijn binnenkomt. Dit zorgt voor meer financiële armslag en voor rust binnen je onderneming.