Wat is het doel van jouw evenement?

Wat is het doel van jouw evenement?

Wat is het doel van jouw evenement?

Door Natasja Torcqué - On Top Events
www.ontopevents.nl

Een van de belangrijkste vragen die je jezelf en jouw organisatie moet stellen als je een evenement organiseert is natuurlijk; wat is het doel van dit evenement? In deze blog vertellen wij je waarom dit doel zo ontzettend belangrijk is.

Aanleiding en doelstelling
Er zijn duizenden aanleidingen voor het organiseren van een evenement. Denk bijvoorbeeld aan het 2 jarig bestaan van je onderneming, de kerstborrel met je werknemers of het in de markt zetten van een nieuw product of dienst. Deze aanleiding, hoe goed bedoelt ook, moet je vervolgens nog wel omzetten naar een concrete doelstelling. Dit doe je door jezelf de vraag te stellen: Waarom willen we dit evenement inzetten? Het antwoord op deze vraag is vaak een marketing- of verkoopdoelstelling.

Een aantal voorbeelden van doelstellingen van evenementen zijn:

- Verkoop; Je kan een evenement organiseren met een doelstelling om nieuwe of bestaande producten te verkopen aan de aanwezigen. Denk hierbij aan een beurs.
- Bedanken of belonen; Je kan een evenement organiseren om intern of extern mensen te bedanken of belonen voor hun diensten, vertrouwen of inzet etc. Denk hierbij aan een personeelsfeest of een open dag voor klanten.
- Motiveren; Een evenement kan als doel hebben om te motiveren. Hierbij kan je denken aan een teambuildingsessie o.i.d.
- Kennis etaleren of overdragen; Veel bedrijven organiseren evenementen om hun kennis te etaleren of te delen. Dit kan zowel intern (onderwijs voor medewerkers) als extern (seminar of congres) zijn.
- Imago of naamsbekendheid verhogen; Je kan een evenement organiseren om meer mensen bekend te maken met jouw merk. Ook kan je een evenement organiseren om het imago van jouw merk te verbeteren.

Het formuleren van een SMART doelstelling
Zodra je een goed doel voor jouw evenement denkt te hebben gevonden, en het meer is dan alleen de aanleiding die aan de basis stond van je idee, is het verstandig om deze op papier te zetten. Dit helpt je namelijk om na afloop van het evenement de ROI (return on investment) beter te begrijpen. Zo kan je aan jezelf of je baas uitleggen wat het voordeel van het evenement is geweest.

Het formuleren van een goede doelstelling doe je door de SMART methode te gebruiken. Die werkt als volgt;
- Specifiek; Je doelstelling moet concreet zijn. Wat moet er precies gebeuren, en wat moet het opleveren? Denk aan omzetnummers of procenten stijging in naamsbekendheid.
- Meetbaar; Als vervolg op specifiek: maak de doelstelling meetbaar. Zorg ervoor dat je in harde cijfers kunt uitdrukken wat je hebt bereikt na afloop van dit evenement.
- Acceptabel; Je moet ervoor zorgen dat de doelstelling past bij je bedrijf. Zorg er dus voor dat het doel van dit evenement in lijn staat met de doelen van je bedrijf!
- Realistisch; Het heeft geen zin om een doelstelling te formuleren die niet realistisch is. Als je een eenmanszaak bent, maak dan geen doelstelling waarin je zegt dat het marktaandeel met 25% moet stijgen. Pas ook op dat je niet te bescheiden bent!
- Tijdsgebonden; Zorg ervoor dat je een afbakening maakt van de tijd die je besteed aan het evenement. Weet ook te plannen wanneer je de doelstelling denkt te bereiken en dan weet je automatisch ook wanneer het tijd is om te evalueren.

De doelstelling
Tot slot geven wij je nu twee voorbeelden van doelstellingen voor een evenement, zodat het verschil tussen een goede en een slechte doelstelling duidelijk wordt. Een slechte doelstelling zou bijvoorbeeld zo kunnen zijn opgeschreven;

"Wij willen de verkoop van onze diensten verbeteren door een avondvullend programma voor klanten te organiseren."

Bovenstaande doelstelling is niet zo specifiek, zeker niet meetbaar, we weten niet of hij realistisch is en er wordt niet gedacht aan de tijd. Je zou deze doelstelling kunnen verbeteren door hem als volgt op te schrijven;

"On Top Events wil op 30 oktober voor haar bestaande klanten een evenement organiseren om de omzet te verhogen met €10.000,- en de klanttevredenheid te meten."

Bij deze doelstelling is er specifiek opgeschreven wat On Top Events wil, hoe we dat gaan meten, de doelstelling klinkt realistisch en de tijd is afgebakend door een datum. Zie je het verschil?

Natuurlijk kan je er ook voor kiezen om een expert te laten kijken naar jouw evenement en de doelstelling ervan. Wij helpen je graag bij je organiseren van jouw evenement, van concept tot uitvoering. Dat betekent ook dat we, vooraf, uitgebreid stilstaan bij de doelstellingen en hoe we die gaan bereiken. Neem daarvoor even contact met ons op!